Bij procedures houdt je de stappen bij die de kandidaten doorloopt tijdens het sollicitatieproces. Iedere keer als er een nieuwe stap in het sollicitatieproces plaats vindt, kun je deze als procedure toevoegen/wijzigen.

Procedure toevoegen - Procedurestatus wijzigen - Procedure historie

Om een procedure toe te voegen klik je op 'Nieuwe procedure'.

Vervolgens krijg je onderstaande pop-up:

De procedurestatus van een kandidaat aanpassen kan via het drop-down menu behorende bij de gewenste vacature, zie onderstaande afbeelding:

Wederom volgt een pop-up waarbij wordt gevraagd of je een memo wil toevoegen, op welk moment de status van toepassing ging en of de sollicitatieprocedure van deze kandidaat bij deze vacature beëindigd moet worden:

Na het toevoegen van de status zal de optie komen om een taak toe te voegen. Later in dit artikel meer over taken.

Ook krijg je de optie om een e-mail over de nieuwe status naar de kandidaat te versturen. Later in dit artikel meer over mail.
​

Bij iedere procedure kan de historie weergegeven worden, zie onderstaande afbeelding. Hierbij zijn de procedure statussen te zien met bijbehorende informatie, zoals datum en tijd.

Bij overzicht komen belangrijke gegevens van de kandidaat.

Om een memo toe te voegen klik je op 'Memo toevoegen'.
​

Een memo is bedoeld als reminder. Deze geeft de datum weer waarop de memo is geplaatst. Daarnaast zie je welke gebruiker de memo geschreven heeft, waaraan je kunt refereren. Ook is er de mogelijkheid om de memo’s te categoriseren, bijvoorbeeld: gebeld, videocall, live gesproken.

Hoe je een categorie aanmaakt lees je in de module Database > Memo categorieën.

Vervolgens komt het zo in de weergavelijst te staan:

Om een taak toe te voegen klik je op 'Taak toevoegen'.
​

Hierin kun je taken aanmaken die gelden voor deze kandidaat. Deze geeft je een herinnering dat je deze taak moet uitvoeren op een bepaalde datum. Deze datum voer je zelf in. Een voorbeeld is bijvoorbeeld dat je deze kandidaat moet terugbellen.

Hoe je dit per gebruiker instelt? Zie module Gebruikers > Gebruikers > Gebruikersinstellingen, waarbij degene die de taak toegewezen krijgt, automatisch een e-mail toegestuurd krijgt, dat hij/zij deze taak moet uitvoeren.

Vervolgens komt het zo in de weergavelijst te staan:

Bij dit venster zie je de geschiedenis van mails die verstuurd zijn en kan je een nieuwe mail versturen, dit doe je door op 'e-mail versturen' te klikken.

Vervolgend krijg je de keus om een mail te versturen doormiddel van een template of een standaard mail te versturen.

Wanneer je een mail wil versturen doormiddel van een template, schrijf je het onderwerp van de mail en kies je een status waarover je de mail wil sturen. Per status is er een e-mail template in te stellen. Dit kan bij instellingen E-mail > Templates. Bij onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een template.

Tot slot krijg je de optie om een bijlage toe te voegen aan de mail. Wanneer alles goed staat kan de mail verzonden worden, dit gaat automatisch naar de email die in de kandidatenkaart opgeslagen staat.

Wanneer je een mail wil versturen doormiddel van een template, schrijf je het onderwerp van de mail en kies je een status waarover je de mail wil sturen. Bij een standaard e-mail versturen typ je zelf het bericht van de e-mail.

In deze tab komt het CV van de kandidaat weergegeven. Wanneer de kandidaat zijn/haar CV zelf al heeft geüpload is hij hier terug te vinden. Ook kan er handmatig een CV toegevoegd worden door op +Toevoegen te klikken, zie onderstaande afbeelding.

Meer over CV's en andere bestanden in het artikel: Kandidatenkaart – Gegevens, bestanden, contactlog, source of hire & matching.

In deze tab wordt de motivatiebrief van de kandidaat weergegeven. Wanneer de kandidaat zijn/haar motivatiebrief zelf al heeft geüpload is hij hier terug te vinden. Ook kan er handmatig een motivatiebrief toegevoegd worden door op +Toevoegen te klikken, zie onderstaande afbeelding.

Meer over bestanden in het artikel: Kandidatenkaart – Gegevens, bestanden, contactlog, source of hire & matching.