Het ATS heeft een uniek, eigen email-adres waar je cv's naartoe kunt mailen.
Zie onderstaande afbeelding:
Dit kan bijvoorbeeld een sollicitatie via de mail zijn die je doorstuurt, maar ook een kandidaat die je door mailt via een cv-databank. De kandidaat komt dan inzichtelijk in het veld (na enkele minuten). Je kunt de kandidaatsdata dan van links naar rechts invullen en de kandidaat gelijk aan de juiste vacature koppelen. Tevens leest de CV-extract bepaalde data automatisch uit, mits deze herkend wordt (bijvoorbeeld NAW-gegevens).
Nadat het CV gemaild is, is de werkwijze als volgt:
1. Het CV wordt ingelezen door het ATS. Open deze vervolgens door op het vergrootglas aan de rechterkant te klikken:
2. Vul de data in in de velden.
3. Vergeet niet om het CV en de motivatiebrief te koppelen (dit zie je in het linkervenster, daar zijn meerdere tabs, hier kun je kiezen, selecteer als motivatiebrief, selecteer als CV). Zie onderstaande afbeelding:
4. Kijk ook naar de filters (branche, sector, functie, opleidingsniveau) waarmee je kunt ordenen, selecteer deze eventueel ook gelijk. Zo heb je je administratie meteen goed op orde.
5. Je kunt ook al een workflow status kiezen, bijvoorbeeld ‘gesolliciteerd’, zie onderstaande afbeelding:
6. Sla je activiteiten op via de ‘opslaan’ button.
7. In het kandidatenveld is de kandidaat bovenaan zichtbaar als nieuw.
8. Bij de vacature waar de kandidaat op gesolliciteerd heeft is deze ook zichtbaar.
Daarnaast is het mogelijk om cv’s up te loaden. Je kunt via de button ‘CV’s uploaden’ een CV-selectie maken van één of meerdere cv's. Die worden dan achtereenvolgens geüpload in het veld. De werkwijze is vervolgens dezelfde als reeds beschreven.